Tutorial Drive Bersama Google Drive Lengkap

Salah Fitur Google Drive untuk yang bisa diakses semua orang memudahkan penggunanya untuk berbagi berkas kepada orang lain, karena berbagi berkas yang dilakukan secara manual tentu akan menyita waktu lama. Fitur ini jauh lebih praktis dan cepat.

Drive Bersama Untuk Berkolaborasi

Apa yang dimaksud dengan Drive Bersama?

Drive bersama adalah ruang bersama tempat team dapat menyimpan, menelusuri, dan mengakses file umum dengan mudah dari perangkat apa pun. Berbeda dengan file di Drive Saya, file di drive bersama menjadi milik team, bukan milik individu.

Bapak Ibu dapat menggunakan drive bersama di Google Drive untuk menyimpan, menelusuri, dan mengakses file dengan team. File drive bersama akan menjadi milik team, bukan milik individu. Meskipun ada anggota yang keluar, file tersebut akan tetap tersimpan sehingga team Bapak Ibu dapat terus berbagi informasi dan pekerjaan di mana saja, dari perangkat apa saja.

Cara Membuat Drive Bersama

Buka Google Drive.

Di sebelah kiri, klik Drive bersama.

Di bagian atas, klik Baru.

Masukkan nama, lalu klik Buat.

Buat drive bersama

Panduan Gambar dibawah ini

Menambahkan Anggota dan Menetapkan Tingkat Akses

Di komputer, buka drive.google.com.

Di sebelah kiri, klik Drive bersama dan klik dua kali salah satu drive bersama Bapak Ibu .

Di bagian atas, klik Kelola anggota.

Tambahkan nama, alamat email, atau Google Grup.

Anggota baru harus memiliki Akun Google. Secara default, anggota baru adalah Pengelola konten. Mereka dapat mengupload, mengedit, memindahkan, atau menghapus semua file.

Merubah Izin

Izin untuk anggota baru, klik Panah bawah Panah bawah, lalu pilih salah satu opsi.

Apakah anggota baru akan diberi tahu, klik Beri tahu orang.

Klik Kirim.

 

Cara Memberikan Akses File Google Drive ke Publik

Dengan opsi bagikan, Bapak Ibu bisa otomatis menge-share dokumen di Google Drive untuk bisa diakses banyak orang

Agar orang lain bisa melihat dokumen yang dibagikan, penerima perlu mendapatkan tautan ke link tersebut, caranya:

1. Log in ke akun Google Drive, lalu pilih file yang akan Bapak Ibu ubah status permissionnya (klik kanan pada dokumen), maka akan muncul beberapa opsi yakni "pratinjau" > "buka dengan" > "bagikan" > "dapatkan tautan yang bisa dibagikan", dan lainnya. Pilih opsi "bagikan".

2. Sejenak tampilan pada layar akan ada tulisan "wait" atau "menunggu", itu artinya sedang proses.

3. Selanjutnya layar akan menampilkan "Bagikan dengan orang lain" > "Dapatkan tautan yang dapat dibagikan...". Kemudian pilih "Dapatkan tautan yang dapat dibagikan".

4. Selanjutnya tekan ikon seperti rantai berwarna hijau pada layar yang menBapak Ibu kan file publik, maksudnya ini akan memberikan akses dokumen atau file untuk publik

5. Akhiri dengan mengklik "Selesai"

Cara Memberikan Akses File Google Drive ke antar-Email

Untuk membagikan dokumen secara terbatas, Google Drive mengatur penerima yang dipilih lewat email

Alih-alih membagikan ke semua orang, Bapak Ibu juga dapat mengatur agar orang tertentu saja yang dapat mengakses dokumen yang telah tersimpan di Google Drive. Atau dalam kata lain, berbagai langsung ke satu atau beberapa alamat e-mail.

Cara memberi akses file di Google Drive antar-email.

1. Klik kanan pada mouse di dokumen yang telah tersimpan, kemudian akan muncul beberapa opsi, pilih dan klik "share"

2. Akan muncul tampilan yang berisi "People", simbol pensil.

3. Pada bagian people itulah, masukkan alamat e-mail yang ingin Bapak Ibu berikan akses

4. Pilih kedudukan pihak yang akan diberikan akses dokumen, ada beberapa pilihan, yakni;

- can edit (boleh menyunting dokumen yang telah kita bagikan)

- can comment (boleh memberikan komentar)

- can view (hanya boleh melihat saja)

5. Tulis pesan kepada orang tersebut jika ingin memberikan tambahan keterangan apa yang harus ia kerjakan pada dokumen yang telah dibagikan atau hal lainnya.

Hal itu berfungsi sebagai keterangan bagi si penerima dokumen.

6. Langkah terakhir adalah klik "Send", kemudian tunggu beberapa saat, maka orang yang telah Bapak Ibu pilih akan mendapatkan akses.

Memberikan Akses File Google Drive

Bagi rekan yang telah diberikan akses untuk melihat dokumen Bapak Ibu, ia pun tidak bisa  sembarangan membagikan ulang dokumen itu ke lain pihak dengan semaunya.

Google sudah membikin batasan-batasan terkait hak dan privasi sebagai antisipasi pencegahan kebocoran data penting.

Fitur ketiga yakni Google Drive bisa membuka akses pada penerima untuk membagikan dokumen ke orang lain lebih luas

Namun jika Bapak Ibu memang ingin memberikan akses lebih luas lagi dan memperbolehkan penerima membagikannya ke publik, berikut caranya:

1. Pilih dokumen yang hendak dibagikan

2. Kemudian pilih "share" atau "bagikan"

3. Pada layar akan muncul beberapa opsi, pada bagian "Under Get Link", pilih "tap link settings"

4. Pilh "Public Link"

5. Setelah melakukan semua langkah tersebut, pilih "Done" atau selesai

6. Copy dan Paste link itu dalam e-mail atau situs lainnya sebagai tempat membagikan link

7. Dengan demikian, orang yang tadinya Bapak Ibu batasi telah mendapatkan akses membagikan dokumen ke orang lain.

Hal di atas adalah cara membuat Google Drive bisa diakses publik. Apabila Bapak Ibu memutuskan untuk menyebarkannya, pastikan file atau dokumen yang dibagikan tak mengandung informasi sensitif dan terbatas seperti data penting perusahaan.

Tapi jika file tersebut aman dan sekadar informasi umum, berbagi akses melalui Google Drive bisa menjadi solusi praktis untuk meringankan pekerjaan Bapak Ibu . Selamat mencoba!